Hoe kan ik documenten uitwisselen in de PORTAL-2-FLOW Retail Editie NL

PORTAL-2-FLOW Retail Editie NL is een online EDI-oplossing waarmee u eenvoudig zakelijke documenten kunt uitwisselen met een geselecteerde groep Nederlandse retailbedrijven volgens de GS1-specificaties: ORDERS, APERAK, DESADV en INVOIC.

In de PORTAL-2-FLOW Retail Editie NL gebruikt u de "Mijn Documenten" service. "Mijn Documenten" service is een handmatige toepassing waarin u de vereiste EDI-documenten kunt uitwisselen met uw retailklanten.

In het ideale geval is de werkvolgorde in deze omgeving als volgt: u ontvangt een order van uw retailklant --> APARAK-document wordt automatisch vanuit die orderrespons verstuurd naar uw retailklant die de order heeft verstuurd --> u maakt handmatig een DESADV-document aan vanuit de orderrespons (deze stap wordt getoond als dit nodig is als bedrijfsproces met de retailers) --> u maakt handmatig een factuur aan vanuit die DESADV.

Om dat te doen met behulp van "Mijn Documenten" service in de PORTAL-2-FLOW Retail Edition NL, kunt u de volgende stappen volgen:

1. Volg de instructie die u per e-mail is toegestuurd om in te loggen in de PORTAL-2-FLOW Retail Edition NL omgeving.
2. Klik op de tab "Mijn documenten

Voordat we de volgende stap uitleggen, volgt hier wat uitleg over enkele belangrijke functies in "Mijn documenten" die je nodig hebt om documenten uit te wisselen:

In de landingspagina "Mijn documenten" zie je de lijst van je documenten die je uitwisselt met je retailklanten. De belangrijkste functionaliteiten worden in deze schermafbeelding weergegeven:

Daar zie je verschillende functionaliteiten. Je krijgt hier een korte beschrijving van de belangrijkste functionaliteiten:

1. "Create New Document" knop:- je kunt hier geen nieuw document aanmaken in de PORTAL-2-FLOW Retail Edition NL. U krijgt een foutmelding als u op die knop klikt vanwege de volgorde van het uitwisselen van documenten die hierboven is uitgelegd.
2. "Filter" documenten: hier kunt u uw documenten filteren zoals in deze schermafbeelding:

3. "Een specifiek document zoeken
4. "Documentenlijst exporteren
5. "Rapporten plannen.
6. Knop "Instellingen": hier kun je je voorkeuren instellen.
7. Knop "Documentinfo tonen": om snel informatie over het geselecteerde document te tonen.

8. "Documenten Tabel": hier zie je de lijst van je documenten en de geselecteerde details (je kunt wijzigen wat wordt getoond door je voorkeuren in te stellen)
9. "Bedrijfsproces": hier worden de vereiste stappen van het bedrijfsproces weergegeven. Je kunt hier zien dat voor deze retailklant het bedrijfsproces uit twee stappen bestaat: bestellingen en facturen
10. "Documenttype": laat zien welk documenttype in de lijst staat.
11. "Status" balk: toont de status van het document
12. "Meer acties" knop is de belangrijkste knop die je nodig hebt om documenten uit te wisselen

3. Nadat je een bestelling hebt ontvangen van je detailhandelklant, moet je op de knop "Meer acties" klikken:

Zoals u in de bovenstaande schermafbeelding kunt zien, heeft deze knop meer functionaliteiten: je kunt het volgende documenttype maken (volgens het bedrijfsproces), het geselecteerde document weergeven, de metagegevens vernieuwen en een vooruitbetalingsfactuur maken (als je dat liever doet).

4. Om een factuur te maken van die bestelling die naar je retailklant moet worden gestuurd, klik je op de knop "Factuur maken (verplicht)" --> bevestig dat door op de knop "Ja" te klikken --> je krijgt een succesmelding dat het document wordt gemaakt. Wacht een paar seconden tot het handmatige factuurformulier wordt weergegeven à ga tussen de tabbladen in de factuur en vul daar handmatig de vereiste gegevens van je factuur in (zie screenshot)

Een rood uitroepteken naast de velddefinitie geeft aan dat dit een verplichte invoer is die moet worden ingevuld met de vereiste informatie. Zie schermafbeelding:

Als u een nieuwe regel aan die factuur wilt toevoegen, kun je dat doen door op "Nieuwe regel" te klikken en de benodigde informatie voor die regel in te vullen.

Als u een specifieke regel wilt wijzigen of verwijderen, klik je op de knop "Meer acties" rechts van die regel. (zie screenshot)

5. Heeft u alle noodzakelijke en vereiste gegevens ingevuld? Dan kunt u verschillende acties uitvoeren op die factuur, als u dat wil. Wil je deze factuur rechtstreeks naar je retailklant sturen, klik dan op "Document verzenden" en bevestig de verzending door op de knop "Ja" te klikken.

6. Wacht tot het document volledig is verzonden, u kunt dan de status van dat document bekijken in de balk "Status".

Merk op dat wanneer het bedrijfsproces eindigt voor een specifiek document, de visuals van het bedrijfsproces laten zien dat het bedrijfsproces is voltooid (zie screenshot).

Deze stappen voer je uit voor alle handmatige documenttypes die vereist zijn voor het bedrijfsproces van die retailklant.