Aanmaken nieuwe e-factuur met Document Manager / Documentbeheer

Log in op het FLOW-Portaal van uw klant en klik op het tabblad "Documentbeheer" (of "Document manager", afhankelijk van taalinstellingen of specifieke wensen van uw klant. We gebruiken in deze handleiding de naam "Documentbeheer". Schermafbeeldingen kunnen op details - kleurgebruik, layout, enz. - afwijken van de portaalomgeving van uw klant).

Dit product geeft een overzicht van de door u aangeleverde en door u ontvangen handelsdocumenten  en hun status. Bovendien kunt u in dit product een nieuwe factuur aanmaken.

Een factuurformulier openen:

Afbeelding 1. Documentbeheer: Nieuw document maken

Boven de documentenlijst vindt u de knop "+ Nieuw document maken". Als u meerdere handelspartners heeft krijgt u een drop-down-lijst waarin u kunt typen om te filteren op naam.

Als documenttype kiest u voor "Factuur (tiexml-invoice)"

En vervolgens op "Ok" om door te gaan. Er opent dan een factuurformulier, waarover hieronder meer.

Een alternatieve manier:

U kunt ook een nieuw document aanmaken door een kopie te maken van een reeds eerder verzonden factuur:

Afbeelding 2. Documentbeheer: Maak kopie

De beschikbare opties in de drop-down-lijst kunnen per klant verschillen. Kies dus voor "Maak kopie". Het factuurformulier wordt geopend waarin de meeste gegevens uit de originele factuur zijn overgenomen. Let erop dat uw bedrijfsgegevens ook uit de bronfactuur worden overgenomen; als er sindsdien wijzigingen hebben plaatsgevonden in uw gegevens staan er dus verouderde gegevens in uw nieuwe factuur. Maak in dat geval een nieuwe factuur aan met de knop "+ Nieuw document maken".

Het factuurformulier invullen:

Vul alle wettelijk verplichte velden, aangevuld met de door uw klant verplicht gestelde vulden in met de toepasselijke waarde. Alle velden waarop een validatie plaatsvindt zijn gemarkeerd met een rood informatiebolletje. Ga er met uw muis overheen om te zien welk type waarde (tekst, getal, lengte, enz.) er in dat veld moet worden ingevuld. Vul altijd tenminste alle met een rood bolletje gemarkeerde velden in. Klik ook de deel-tabbladen aan om te controleren of de vooraf ingevulde waardes correct zijn.

Iedere factuur moet ook tenminste één factuurregel bevatten. Voeg een nieuwe regel toe met de knop "Nieuwe regel +"

Vul ook daar tenminste alle velden in die gemarkeerd zijn met een rood bolletje:

Sluit het pop-up-venster af met "Opslaan En Afsluiten" of kies "Opslaan En Nieuwe Regel Toevoegen" om direct door te gaan met een nieuwe factuurregel.

U kunt een eigen PDF-document toevoegen als bijlage; deze kan van pas komen als factuurspecificatie als u in de e-factuur bijvoorbeeld verzamelregels heeft gemaakt, of als dit verplicht gesteld is door sommige klanten:

Wanneer uw e-factuur compleet is en het totaalbedrag komt overeen, dan kunt u deze naar uw klant verzenden door op de knop "Factuur Verzenden" te klikken:

Op dat moment start er een controle (de "validatie") op de factuur. Als alle verplichte velden een geldige waarde bevatten zal uw factuur worden verzonden. Maar als uw factuur fouten bevat, of als er verplichte waarden ontbreken, dan verschijnt er een foutmelding met een aanwijzing. Corrigeer de fout(-en) en probeer het opnieuw. De foutmelding wordt pas bijgewerkt op het moment van verzenden; die blijft dus in beeld, ook nadat u de fout al heeft gecorrigeerd.

De factuur wordt alleen "oppervlakkig" gecontroleerd, bijvoorbeeld of een ordernummer de juiste lengte heeft, of een IBAN de juiste opbouw. De waarde zelf wordt niet gecontroleerd, dus het is nog steeds mogelijk dan een factuur de validatie doorstaat met een al eerder gebruikt ordernummer of een IBAN dat bij de klant onbekend is. Een factuur kan door de klant, ook na succesvolle validatie, alsnog worden afgekeurd. Hoe u daarvan op de hoogte wordt gesteld kan per klant verschillen.

Let op: Veel klanten verwerken een eerste geslaagde factuur (of een serie eerste facturen) als "TEST". Lees daarom de informatie die u van uw klant heeft ontvangen goed door. Wacht in dergelijke gevallen altijd eerst op een bevestiging vanuit uw klant dat uw bedrijfsaccount op "PRODUCTIE" is overgezet (of "Live gezet", zoals door enkele klanten wordt gebezigd) voordat u uw definitieve factuur/facturen (opnieuw) instuurt.