Wat zijn de minimumvereisten om PDF-2-FLOW te kunnen gebruiken?

Om PDF-2-FLOW te kunnen gebruiken, moet rekening worden gehouden met een aantal vereisten, die hieronder worden beschreven. U dient er zelf voor te zorgen dat u aan deze vereisten kunt voldoen voordat u de oplossing aanschaft.

Systeemvereisten 

PDF-2-FLOW is gebaseerd op ons cloud-native FLOW-platform. Daarom zijn een internetverbinding en een geüpdatete browser alles wat u nodig heeft om toegang te krijgen tot de oplossing. U kunt PDF-2-FLOW via elke browser of elk apparaat openen, altijd en overal.

Technische vereisten met betrekking tot de PDF-factuur zelf

De PDF-facturen moeten digitaal geproduceerd (of "geboren") zijn (gescande kopieën worden niet geaccepteerd). De reden hiervoor is dat in een gescande PDF "tekst" geen echte tekst is maar slechts een afbeelding daarvan, en daardoor leesfouten kunnen optreden tijdens de conversie. U kunt een digitaal geproduceerde PDF herkennen aan de mogelijkheid tekst te selecteren met de muis. De meeste ERP-systemen zijn in staat om digital geproduceerde PDF's te genereren, maar ook als u geen ERP of ander financieel systeem hebt bestaan er nog andere manieren.

Wettelijke vereisten

• De PDF-facturen moeten voldoen aan de minimale wettelijke (fiscale) eisen van een factuur die in uw land van toepassing zijn. Zo moeten facturen in Nederland bijvoorbeeld tenminste de volgende velden bevatten:
  • Volledige bedrijfsnaam en adres (uw bedrijf) + land
  • Volledige bedrijfsnaam en adres (ontvanger/de klant) + land
  • Uniek factuurnummer
  • Factuurdatum
  • Kamer van Koophandel (KvK) nummer (indien u bent ingeschreven)
  • BTW-informatie (zoals BTW tarief en BTW nummer als u belastingplichtig bent)

• Als u facturen stuurt naar een Nederlandse overheidsinstantie, moet ook het OIN (Organisatie Identificatie Nummer) op de factuur vermeld worden. Aan de hand van dit OIN-nummer kan worden bepaald naar welke overheidsinstantie de factuur moet worden gestuurd.
  • U kunt hier de OIN-nummers van overheidsklanten opzoeken.
  • Mocht u via bovenstaande link geen resultaat krijgen, dan volstaan de BTW- en KvK-nummers van uw overheidsklant(en). Neem in geval van twijfel contact op met de overheidsafnemer(s).

Let op: Er kunnen aanvullende factuureisen gelden voor internationale facturen. Raadpleeg hiervoor de website van de lokale belastingdienst. 

Aanvullende vereisten

BELANGRIJK: Indien u tenminste aan bovenstaande vereisten kunt voldoen, zullen uw facturen door TIE Kinetix kunnen worden geconverteerd en via het Peppol-netwerk uw klanten bereiken. Dit is echter geen garantie dat de facturen ook door uw klanten worden aanvaard.

De PDF-facturen moeten, indien van toepassing, ook nog voldoen aan de unieke factuurvereisten van de klant (d.w.z. de opname van bijvoorbeeld een verplicht factuurveld dat vanuit juridisch oogpunt niet verplicht is, zoals hierboven uiteengezet. Denk aan een klantspecifieke orderreferentie of kostenplaats).

Dit betekent dat u naast de minimale technische en wettelijke factuurvereisten er verantwoordelijk voor bent dat uw PDF-factuur alle noodzakelijke velden bevat die door elke klant afzonderlijk worden vereist. Als u niet zeker bent van deze vereisten, neem dan rechtstreeks contact op met de klant.