Wat zijn de minimumvereisten om PDF-2-FLOW te kunnen gebruiken?

Om PDF-2-FLOW te kunnen gebruiken, moet rekening worden gehouden met een aantal vereisten, die hieronder worden beschreven. Je dient er zelf voor te zorgen dat je aan deze vereisten kan voldoen voordat je de oplossing aanschaft. 

Systeemvereisten 

PDF-2-FLOW is gebaseerd op ons cloud-native FLOW-platform. Daarom zijn een internetverbinding en een geüpdatete browser alles wat je nodig hebt om toegang te krijgen tot de oplossing. Je kunt PDF-2-FLOW via elke browser of elk apparaat openen, altijd en overal.

Technische vereisten

• De PDF facturen moeten digitaal geproduceerd (of "geboren") zijn (gescande kopieën worden niet geaccepteerd). De reden hiervoor is dat in een gescande PDF "tekst" geen echte tekst is maar slechts een afbeelding daarvan, en daardoor leesfouten kunnen optreden tijdens de conversie. Je kunt een digitaal geproduceerde PDF herkennen aan de mogelijkheid tekst te selecteren met de muis. De meeste ERP-systemen zijn in staat om digital geproduceerde PDF's te genereren, maar als je geen ERP of ander financieel systeem hebt, bestaat er nog een andere manier.
• Je PDF-facturen moeten van de hoogst mogelijke kwaliteit zijn, tenminste 300 DPI. Als je niet zeker weet hoe dit te controleren, zie: Hoe controleer je de resolutiekwaliteit (DPI) van je PDF-factuur.
• Alle karakters (letters, cijfers en leestekens) in de PDF facturen moeten herkenbaar zijn en rechtop staan.

Wettelijke vereisten

• De PDF-facturen moeten voldoen aan de minimale wettelijke (fiscale) eisen van een factuur die in jouw land van toepassing zijn. Zo moeten facturen in Nederland bijvoorbeeld de volgende velden bevatten:
  • Volledige bedrijfsnaam en adres (je bedrijf) + land
  • Volledige bedrijfsnaam en adres (ontvanger/de klant) + land
  • Uniek factuurnummer
  • Factuurdatum
  • BTW informatie (zoals BTW tarief en BTW nummer) en/of
  • Kamer van Koophandel (KvK) nummer (indien je bent ingeschreven)

• Als je facturen stuurt naar een Nederlandse overheidsinstantie, moet ook het OIN (Organisatie Identificatie Nummer) op de factuur vermeld worden. Aan de hand van dit OIN-nummer kan worden bepaald naar welke overheidsinstantie de factuur moet worden gestuurd.
  • Je kunt hier de OIN-nummers van je overheidsklanten opzoeken.
  • Mocht je via bovenstaande link geen resultaat krijgen, dan volstaan de BTW- en KvK-nummers van je overheidsklant(en). Neem in geval van twijfel contact op met je overheidsafnemer(s).

Let op: Er kunnen aanvullende factuureisen gelden voor internationale facturen. Raadpleeg hiervoor de website van de lokale belastingdienst. 

Aanvullende vereisten

BELANGRIJK: Indien je aan bovenstaande vereisten kunt voldoen, zullen je facturen door TIE Kinetix kunnen worden geconverteerd en via het Peppol-netwerk je klanten bereiken. Dit is echter geen garantie dat de facturen ook door je klanten worden aanvaard.

De PDF-facturen moeten, indien van toepassing, voldoen aan de unieke factuurvereisten van de klanten (d.w.z. de opname van bijvoorbeeld een verplicht factuurveld dat vanuit juridisch oogpunt niet verplicht is, zoals hierboven uiteengezet. Denk aan een klantspecifieke orderreferentie of kostenplaats).

Dit betekent dat je naast de minimale technische en wettelijke factuurvereisten er verantwoordelijk voor bent dat je PDF-factuur alle noodzakelijke velden bevat die door elke klant afzonderlijk worden vereist. Als je niet zeker bent van deze vereisten, neem dan rechtstreeks contact op met je klant.