Kan ik bijlagen verzenden met PDF-2-FLOW?

Ja: Bij gebruik van PDF-2-FLOW is het mogelijk om bijlagen mee te sturen met de PDF factuur. Hiervoor dient u wel de onderstaande voorwaarden te volgen (twee opties):

Optie 1: Bijlagen kunt u als afzonderlijke PDF-documenten uploaden in het PDF-2-FLOW portaal nadat het primaire document is geüpload (de factuur) - maar nog niet verzonden. Andere bestandsformaten worden (nog) niet ondersteund. De bestandsnamen van de documenten moeten aan elkaar kunnen worden gelinkt, en daarvoor moeten zij voldoen aan de volgende voorwaarden:

• Het hoofddocument (de factuur) moet een unieke bestandsnaam hebben
• Elke bijlage moet een geboren PDF zijn en een unieke bestandsnaam hebben waarin de bestandsnaam van de factuur terugkomt
• Voorbeelden van hoe je de bestanden een naam geeft:
  • Factuur: [factuur_nummer].pdf
  • Bijlage 1: [factuur_nummer]_bijlage_1.pdf
  • Bijlage 2: [factuur_nummer]_attachment_2.pdf
  • Bijlage 3: bijlage_3_[factuur_nummer].pdf
  • Bijlage 4: attachment_4_[factuur_nummer].pdf
• Het gedeelte [factuur_nummer] (hierboven) hoeft niet het factuurnummer te zijn, maar wel uniek voor deze groep en bij alle documenten in deze groep gelijk.

Optie 2: Bijlagen kunnen als extra pagina's in één document worden opgenomen, als extra pagina's in de PDF ná de eigenlijke factuur (het hoofddocument). In dit geval is er slechts één PDF-document dat uit meerdere pagina's bestaat. De eerste pagina is dan de factuur, en alle pagina's daarna worden gezien als bijlagen. Deze optie is niet aanbevolen voor facturen waarbij het hoofddocument - de eigenlijke factuur - uit meer dan één pagina bestaat.

Ook als u de PDF-facturen via e-mail verstuurt, is het mogelijk om de PDF-bijlagen - naamgegeven volgens dezelfde richtlijnen of opgenomen in het hoofddocument - in de e-mail mee te sturen met de factuur.