Handige tips voor het verzenden van facturen met PDF-2-FLOW

Hier zijn een paar tips om ervoor te zorgen dat je PDF-factuur goed aankomt bij je klant:

1. Dubbelcheck de minimale factuurvereisten.

2. Zorg ervoor dat je alle stappen hebt voltooid die jouw klant vereist voordat je een factuur verstuurt, zoals de bedrijfsregistratie (oftewel, onboarding). Lees meer daarover hier.

3. Voeg duidelijke gegevenslabels toe. Als je bijvoorbeeld een inkoopordernummer (PO-nummer) op de factuur vermeldt, moet het label iets begrijpelijks zijn als "inkoopordernummer" of "PO-nummer", zodat de informatie gemakkelijk te herkennen is, zoals "Inkoopordernummer: IO7654321".

4. Zorg ervoor dat er informatie op de factuur staat waarmee de klant kan worden geïdentificeerd. Vermeld naast de bedrijfsnaam en adresgegevens zeker ook een KvK- en BTW-nummer en, als je facturen naar een overheidsklant stuurt, een OIN-nummer. Voorzie deze gegevens van een duidelijk en begrijpelijk label, zoals "KvK: 12345678" of "OIN: 00000001234567890000".

5. Geef op regelniveau aan welke btw-categorie op die bepaalde regel van toepassing is, maar voer geen btw-berekening op regelniveau uit. Geef de prijs op exBTW, eventueel met meerdere decimalen. De Europese e-factuur werkt met BTW op factuurniveau. De BTW berekening wordt daarom alleen op totaal BTW gedaan en de afronding van de BTW wordt alleen op factuurniveau gedaan.

6. Zorg voor een duidelijke factuuromschrijving en/of interne of klantreferentie op de factuur. Bijvoorbeeld: "Betreft: Levering van 17 Bloemen voor Klant X" of "Klantreferentie: 12345"

7. Vermeld altijd een inkoopordernummer of een routecode/kostenplaats als de klant daarmee werkt, anders kan de factuur geweigerd worden. De Nederlandse overheid is hier bijvoorbeeld erg streng in.

8. Vermeld altijd minimaal één van je e-mailadressen op de factuur, zeker in het geval dat je facturen stuurt naar de Rijksoverheid in Nederland, omdat dit in dat geval verplicht is. Als er geen contact-e-mailadres op de factuur staat, wordt deze niet geaccepteerd. 

9. Bekijk hier onze voorbeeldfactuur.