Handige tips voor het verzenden van facturen met PDF-2-FLOW

Hier zijn een paar tips om ervoor te zorgen dat uw PDF-factuur goed aankomt bij uw klant:

1. Dubbelcheck de minimale factuurvereisten.

2. Zorg ervoor dat u alle stappen hebt voltooid die uw klant vereist voordat u een factuur verstuurt, zoals de bedrijfsregistratie (oftewel, onboarding). Lees meer daarover hier.

3. Voeg duidelijke gegevenslabels toe. Als u bijvoorbeeld een inkoopordernummer (PO-nummer) op de factuur vermeldt, moet het label iets begrijpelijks zijn als "inkoopordernummer" of "PO-nummer", zodat de informatie gemakkelijk te herkennen is, zoals "Inkoopordernummer: IO7654321".

4. Zorg ervoor dat er informatie op de factuur staat waarmee de klant kan worden geïdentificeerd. Vermeld naast de bedrijfsnaam en adresgegevens zeker ook een KvK- en BTW-nummer en, als je facturen naar een overheidsklant stuurt, een OIN. Voorzie deze gegevens van een duidelijk en begrijpelijk label, zoals "KvK: 12345678" of "OIN: 00000001234567890000".

5. Geef op regelniveau aan welke btw-categorie op die bepaalde regel van toepassing is, maar voer geen BTW-berekening op regelniveau uit. Geef de prijs op exclusief BTW, eventueel met meerdere decimalen. De Europese e-factuur werkt met BTW op factuurniveau. De BTW-berekening wordt daarom alleen op het totaalbedrag exclusief BTW gedaan en de afronding van de BTW op twee decimalen wordt alleen op factuurniveau gedaan.

6. Zorg voor een duidelijke factuuromschrijving en/of interne of klantreferentie op de factuur. Bijvoorbeeld: "Betreft: Levering van 17 Bloemen voor Klant X" of "Klantreferentie: 12345"

7. Volg de richtlijnen van uw klant op. Vermeld altijd een duidelijk gelabeld inkoopordernummer of een routecode/kostenplaats als de klant daarmee werkt, anders kan de factuur geweigerd worden. De Nederlandse overheid is hier bijvoorbeeld erg streng in.

8. Vermeld altijd minimaal één van uw e-mailadressen op de factuur, zeker als u facturen stuurt naar de Rijksoverheid in Nederland, omdat dit in dat geval verplicht is. Als er geen contact-e-mailadres op de factuur staat, wordt deze niet geaccepteerd. 

9. Bekijk hier onze voorbeeldfactuur.