Hoe verstuur ik een factuur met PDF-2-FLOW

Voordat je begint:

Sommige klanten kunnen eisen dat je jouw bedrijf registreert (oftewel, onboardt) voordat je facturen naar hen stuurt. Dit zal je klant vooraf aan je hebben gecommuniceerd, dus voordat je een factuur met PDF-2-FLOW verstuurt, moet je ervoor zorgen dat je deze stap (indien van toepassing) hebt afgerond.

Zowel Gemeente Amsterdam als Rabobank eisen bijvoorbeeld van hun leveranciers dat zij hun bedrijf registreren en een account aanmaken in ons FLOW platform voordat zij facturen zullen accepteren. Lees daarover hier meer.

1. De eerste factuur die je met PDF-2-FLOW verstuurt, moet een echte factuur zijn die je naar je klant wilt sturen. Het is niet nodig om eerst een testfactuur te sturen, omdat u van ons via e-mail feedback krijgt in het geval dat de factuur verplichte velden mist zoals beschreven in onze minimumvereisten. De factuur wordt pas naar de klant gestuurd als aan deze eisen is voldaan.

Sommige klanten behandelen de eerste factuur wel als een testfactuur. Het is daarom belangrijk dat deze alle kenmerken van een echte factuur bevat, maar deze wordt in zulke gevallen niet uitbetaald. Wacht op een bevestiging van uw klant dat uw bedrijfsaccount is overgezet naar productie / "live" gezet. Stuur daarna dezelfde echte factuur voor een tweede keer in.

Let op: Je bent er zelf verantwoordelijk voor dat de factuur alle aanvullende velden bevat die je klant nodig heeft en die al dan niet zijn opgenomen in de hierboven vermelde minimumvereisten. Lees hier meer over het voldoen aan de unieke factuurvereisten van je klanten. 

Hier vind je nog een aantal artikelen die voor jou van nut kunnen zijn: 

• Je kunt hier een voorbeeld downloaden van een factuur die door ons zou worden geaccepteerd.
• Je kunt hier enkele best practices voor het verzenden van je facturen lezen.

2. Als je eenmaal hebt besloten welke factuur je wilt versturen en er zeker van bent dat deze door ons en door je klant wordt geaccepteerd, zoals hierboven is aangegeven, is het belangrijk om je factuur een unieke bestandsnaam te geven. Wij raden je aan je facturen als volgt te benoemen: [factuur_nummer].pdf

Als je ook een of meer bijlagen moet toevoegen, lees dan dit artikel.

3. Ga terug naar het tabblad Factuur uploaden in het PDF-2-FLOW portaal.

2. Je hebt twee opties als het gaat om het verzenden van je factuur met PDF-2-FLOW:

• Optie 1: Sleep je factuur (drag-and-drop) naar de widget (omlijnd door het blauwe kader in de schermafbeelding hierboven)
• Optie 2: Upload je factuur in de widget door op Bladeren te klikken 

Optie 1: Drag-and-drop

Als je ervoor kiest om je factuur te slepen en neer te zetten, open dan File Explorer (op Windows systemen) of Finder (op Apple systemen). Hieronder wordt Windows gebruikt.

Zoek de map waarin de factuur zich bevindt. Voor demonstratiedoeleinden hebben we onze voorbeeldfactuur opgeslagen in de map Downloads, zoals hieronder afgebeeld. 

Drag-and-drop je factuur zoals afgebeeld.

Klik op Upload. Als de factuur wordt geopend in een nieuw tabblad, sluit je het tabblad en probeer je de bovenstaande stappen opnieuw. Het is mogelijk om meerdere facturen op een keer te uploaden. 

Optie 2: Bladeren

Als je op Bladeren klikt, verschijnt automatisch je File Explorer en kun je de factuur terugvinden in de map waarin je het hebt opgeslagen. Voor demonstratiedoeleinden hebben we onze voorbeeldfactuur opgeslagen in de map Downloads, zoals hieronder getoond.

Zodra je het bestand hebt gevonden, selecteer je het door erop te klikken en vervolgens klik je op Openen.

Klik op Upload.

4. Als je je factuur ziet in de overzicht hierboven, dan is je upload gelukt.

ATTENTIE: "Succes" betekent dat TIE Kinetix het PDF-document heeft ontvangen. Houd er rekening mee dat dit anders is dan de succesindicator "Ok" in het PDF-2-FLOW Analytics-rapport, wat enkel aangeeft dat de door je ingediende factuur succesvol de beoogde ontvanger heeft bereikt. Jouw klant zal namelijk nadien zelf nog gaan beoordelen of hij je factuur op basis van de inhoud kan verwerken.

5. Binnen 24-48 uur kan je opnieuw inloggen op het PDF-2-FLOW portaal en navigeren naar het PDF-2-FLOW Analytics tabblad om de status te controleren. 

Als je in de tussentijd een e-mail van ons ontvangt waarin staat dat je factuur niet bij de beoogde ontvanger kon worden afgeleverd, volg dan de instructies in de e-mail om je factuur te corrigeren en opnieuw te verzenden (inclusief eventuele bijlagen). Zodra je dit hebt gedaan, zal het opnieuw 24-48 uur duren voordat de factuur in je PDF-2-FLOW Analytics-rapport verschijnt. 

Een andere mogelijkheid is dat de factuur wel door ons is geaccepteerd, maar niet door uw klant. In dat geval is de status van uw factuur Ok in het rapport, maar heb je waarschijnlijk een e-mail ontvangen van de klant (of hun service provider) dat je factuur niet kon worden geaccepteerd. Controleer of je factuur alle extra velden bevat die je klant nodig heeft en verstuur de factuur opnieuw (inclusief eventuele bijlagen). 

Als je tijdens dit proces tegen problemen aanloopt, neem dan contact met ons op voor assistentie.