Hoe verstuur ik een factuur met PDF-2-FLOW

Voordat u begint:

Sommige klanten kunnen eisen dat u uw bedrijf registreert (oftewel, "een onboarding uitvoert") voordat u facturen naar hen stuurt. Dit zal uw klant vooraf hebben aangegeven; voordat u een factuur met PDF-2-FLOW verstuurt, moet u er in dat geval voor zorgen dat deze stap is afgerond.

Zowel Gemeente Amsterdam als Rabobank (er zijn er meer) eisen bijvoorbeeld van hun leveranciers dat zij hun bedrijf registreren en een account aanmaken in ons FLOW platform voordat zij facturen zullen accepteren. Lees daarover hier meer.

1. De eerste factuur die u met PDF-2-FLOW verstuurt, moet een echte factuur zijn die u naar uw klant wilt sturen. Het is voor het opzetten van dit proces niet nodig om eerst een testfactuur te sturen, omdat u sowieso van ons via e-mail feedback krijgt in het geval dat de factuur verplichte velden mist zoals beschreven in onze minimumvereisten. De factuur wordt pas naar de klant gestuurd als aan deze eisen is voldaan.

Sommige klanten behandelen de eerste factuur (of eerste facturen) echter wel als testfactuur. Het is daarom belangrijk dat deze alle kenmerken van een echte factuur bevat, maar deze wordt in zulke gevallen niet uitbetaald. Wacht op een bevestiging van uw klant dat uw bedrijfsaccount is overgezet naar productie / "live" gezet. Stuur daarna de echte factuur (eventueel dezelfde) alsnog in.

Let op: U bent er zelf verantwoordelijk voor dat de factuur ook alle aanvullende velden bevat die uw klant nodig heeft en die al dan niet zijn opgenomen in de hierboven vermelde minimumvereisten. Lees hier meer over het voldoen aan de unieke factuurvereisten van je klanten. 

Hier vindt u nog een aantal artikelen die voor u van nut kunnen zijn: 

• U kunt hier een voorbeeld downloaden van een factuur die door ons zou worden geaccepteerd.
• U kunt hier enkele best practices voor het verzenden van je facturen lezen.

2. Als u eenmaal heeft besloten welke factuur u wilt versturen en er zeker van bent dat deze door ons en door de klant zal worden geaccepteerd, zoals hierboven is aangegeven, is het belangrijk om de factuur een unieke bestandsnaam te geven. Wij raden u aan uw facturen, indien mogelijk, als volgt te benoemen: [factuur_nummer].pdf]

Als u ook een of meer bijlagen moet toevoegen, lees dan dit artikel.

3. Ga naar het tabblad Factuur uploaden in het PDF-2-FLOW portaal.

2. U heeft twee opties als het gaat om het verzenden van facturen met PDF-2-FLOW:

• Optie 1: Sleep de factuur (drag-and-drop) naar de widget (omlijnd door het blauwe kader in de schermafbeelding hierboven)
• Optie 2: Upload de factuur in de widget door op Bladeren te klikken 

Optie 1: Drag-and-drop

Als u ervoor kiest om de factuur te slepen en neer te zetten, open dan File Explorer (op Windows systemen) of Finder (op Apple systemen). Hieronder wordt Windows gebruikt.

Zoek de map waarin de factuur zich bevindt. Voor demonstratiedoeleinden hebben we onze voorbeeldfactuur opgeslagen in de map Downloads, zoals hieronder afgebeeld. 

Drag-and-drop de factuur zoals afgebeeld.

Klik op Upload. Als de factuur wordt geopend in een nieuw tabblad, sluit u het tabblad en probeert u de bovenstaande stappen opnieuw. Het is mogelijk om meerdere facturen in één keer te uploaden.

Optie 2: Bladeren

Als u op Bladeren klikt, verschijnt automatisch de bestandenbeheerder van uw computer en kunt u de factuur terugvinden in de map waarin u die heeft opgeslagen. Voor demonstratiedoeleinden hebben we onze voorbeeldfactuur opgeslagen in de map Downloads, zoals hieronder getoond.

Zodra u het bestand hebt gevonden, selecteert u het door erop te klikken en vervolgens klikt u op Openen.

Klik op Upload.

4. Als u de factuur ziet in de overzicht hierboven, dan is het uploaden gelukt.

ATTENTIE: "Succes" betekent alleen maar dat TIE Kinetix het PDF-document heeft ontvangen. Houd er rekening mee dat dit anders is dan de succesindicator "Ok" in het PDF-2-FLOW Analytics-rapport, wat enkel aangeeft dat de door u ingediende factuur succesvol de beoogde ontvanger heeft bereikt. Uw klant zal namelijk alsnog zelf beoordelen of zij uw factuur op basis van de inhoud kunnen of zullen verwerken.

5. Binnen 24-48 uur kunt u opnieuw inloggen op het PDF-2-FLOW portaal en navigeren naar het PDF-2-FLOW Analytics tabblad om de status te controleren. 

Als u in de tussentijd een e-mail van ons ontvangt waarin staat dat de factuur niet bij de beoogde ontvanger kon worden afgeleverd, volg dan de instructies in de e-mail om de factuur te corrigeren en opnieuw te verzenden (inclusief eventuele bijlagen). Zodra u dit heeft gedaan, zal het opnieuw 24-48 uur duren voordat de factuur in uw PDF-2-FLOW Analytics-rapport verschijnt. 

Een andere mogelijkheid is dat de factuur wel door ons is geaccepteerd, maar niet door uw klant. In dat geval is de status van uw factuur "Ok" in het rapport, maar heeft u waarschijnlijk ook een e-mail ontvangen van de klant (of hun service provider) dat de factuur niet kon worden geaccepteerd. Zij informeren u wat daarvan de reden is. Pas de factuur aan, controleer of de factuur alle extra velden bevat die de klant nodig heeft en verstuur de factuur opnieuw (inclusief eventuele bijlagen). 

Als u tijdens dit proces tegen problemen aanloopt, neem dan contact met ons op voor assistentie.